Πότε αλλάζω εμπορικό λογισμικό στην επιχείρηση;

Η ερώτηση «πότε αλλάζω εμπορικό λογισμικό» συνήθως δεν εμφανίζεται όταν η επιχείρηση έχει χρόνο. Εμφανίζεται όταν η αποθήκη δεν συμφωνεί με το ταμείο, οι παραγγελίες του e-shop περνιούνται με το χέρι ή ένας εργαζόμενος αφιερώνει ώρες για να διορθώσει λάθη που δεν θα έπρεπε να υπάρχουν. Σε αυτό το σημείο, το ζήτημα δεν είναι απλώς τεχνικό. Είναι ζήτημα πωλήσεων, κόστους, εξυπηρέτησης και ελέγχου.

Η αλλαγή εμπορικού λογισμικού δεν είναι απόφαση που πρέπει να λαμβάνεται βιαστικά. Είναι όμως λάθος να αναβάλλεται επειδή «το παλιό ακόμη δουλεύει». Ένα σύστημα μπορεί να λειτουργεί καθημερινά και ταυτόχρονα να περιορίζει την ανάπτυξη της επιχείρησης. Η σωστή στιγμή είναι όταν το κόστος της παραμονής στο παλιό περιβάλλον αρχίζει να ξεπερνά το κόστος και την προσπάθεια της μετάβασης.

Πότε αλλάζω εμπορικό λογισμικό: τα σημάδια που δεν πρέπει να αγνοήσετε

Το πιο καθαρό σημάδι είναι η διπλή καταχώριση. Αν οι πωλήσεις από το φυσικό κατάστημα, το e-shop, το τηλεφωνικό κέντρο ή τους εξωτερικούς πωλητές περνούν σε διαφορετικά συστήματα, η επιχείρηση δεν έχει μία εικόνα της πραγματικότητας. Έχει αποσπασματικά δεδομένα που χρειάζονται συμφωνία στο τέλος της ημέρας, της εβδομάδας ή του μήνα.

Το ίδιο ισχύει όταν η αποθήκη εμφανίζει διαθεσιμότητα που δεν ανταποκρίνεται στην πραγματικότητα. Ένα προϊόν φαίνεται διαθέσιμο online, αλλά έχει ήδη πουληθεί στο κατάστημα. Ένας πελάτης κάνει παραγγελία, ενημερώνεται αργότερα ότι δεν υπάρχει απόθεμα και η επιχείρηση χάνει όχι μόνο τη συγκεκριμένη πώληση, αλλά και την εμπιστοσύνη του πελάτη. Για ένα αναπτυσσόμενο λιανεμπόριο ή e-shop, η σύνδεση εμπορικής διαχείρισης και ηλεκτρονικού καταστήματος είναι λειτουργική ανάγκη, όχι προαιρετική αναβάθμιση.

Ένα ακόμη σημάδι είναι η εξάρτηση από συγκεκριμένους ανθρώπους. Αν μόνο ένας υπάλληλος ξέρει πώς εκδίδεται ένα παραστατικό, πώς διορθώνεται μια επιστροφή ή πού βρίσκεται η σωστή καρτέλα πελάτη, η επιχείρηση έχει επιχειρησιακό ρίσκο. Το λογισμικό πρέπει να στηρίζει διαδικασίες που μπορούν να ακολουθήσουν οι άνθρωποι της ομάδας, όχι να διατηρεί άγραφη γνώση σε έναν υπολογιστή ή σε ένα πρόσωπο.

Η αδυναμία παραγωγής αξιόπιστων αναφορών είναι επίσης κρίσιμη. Όταν χρειάζεστε πολλές ώρες και υπολογιστικά φύλλα για να δείτε τζίρο ανά κανάλι, μικτό κέρδος, αποθέματα αργής κίνησης, αγορές ανά προμηθευτή ή οφειλές πελατών, αποφασίζετε με καθυστέρηση. Η διοίκηση χρειάζεται στοιχεία την ώρα που πρέπει να επιλέξει τι θα αγοράσει, τι θα προωθήσει και πού θα περιορίσει έξοδα.

Το παλιό σύστημα κοστίζει περισσότερο από όσο φαίνεται

Πολλοί ιδιοκτήτες υπολογίζουν το κόστος αλλαγής με βάση την άδεια χρήσης, την παραμετροποίηση και την εκπαίδευση. Αυτά είναι πραγματικά κόστη. Υπάρχει όμως και το κρυφό κόστος της αδράνειας: εργατοώρες σε επαναλαμβανόμενες καταχωρίσεις, λάθη τιμολόγησης, καθυστερημένες αποστολές, λανθασμένες παραγγελίες προμηθευτών και πελάτες που δεν εξυπηρετούνται με την ταχύτητα που περιμένουν.

Σκεφτείτε μια επιχείρηση με φυσικό κατάστημα και e-shop. Αν η ενημέρωση αποθήκης γίνεται χειροκίνητα, κάθε νέα παραγγελία απαιτεί έλεγχο, επιβεβαίωση και πιθανώς διόρθωση. Αν η διαδικασία παίρνει λίγα λεπτά ανά παραγγελία, σε έναν μήνα μετατρέπεται σε δεκάδες χαμένες ώρες. Όταν προστεθούν επιστροφές, ακυρώσεις, αλλαγές τιμών και εκδόσεις παραστατικών, η πίεση μεταφέρεται στην ομάδα και τελικά στον πελάτη.

Υπάρχουν, βέβαια, περιπτώσεις όπου η άμεση αλλαγή δεν είναι η σωστή κίνηση. Αν το βασικό πρόβλημα είναι η ελλιπής παραμετροποίηση ή η ανεπαρκής εκπαίδευση, ίσως το υπάρχον σύστημα να μπορεί να αποδώσει καλύτερα με σωστή υποστήριξη. Η απόφαση πρέπει να βασίζεται σε πραγματική αξιολόγηση διαδικασιών και όχι μόνο στη δυσαρέσκεια από ένα μεμονωμένο περιστατικό.

Οι 5 περιπτώσεις που η μετάβαση γίνεται προτεραιότητα

• Το λογισμικό δεν καλύπτει τις φορολογικές, τιμολογιακές ή λειτουργικές απαιτήσεις της επιχείρησης χωρίς χειροκίνητες παρεμβάσεις.
• Η αποθήκη, το ταμείο, η τιμολόγηση και το e-shop δεν επικοινωνούν σωστά ή ενημερώνονται με καθυστέρηση.
• Οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν υπολογιστικά φύλλα, σημειώσεις και προσωπικά αρχεία για να καλύψουν κενά του συστήματος.
• Η τεχνική υποστήριξη είναι αργή, ασαφής ή δεν αναλαμβάνει ευθύνη όταν μια κρίσιμη λειτουργία σταματά.
• Η επιχείρηση αναπτύσσεται σε νέα κανάλια, νέες αποθήκες, περισσότερα σημεία πώλησης ή μεγαλύτερο όγκο παραγγελιών που το σημερινό περιβάλλον δεν μπορεί να διαχειριστεί.

Αν αναγνωρίζετε περισσότερα από ένα από αυτά τα σημάδια, η συζήτηση δεν αφορά πλέον μια απλή αναβάθμιση. Αφορά την υποδομή πάνω στην οποία θα στηριχθεί η επόμενη φάση της επιχείρησής σας.

Πριν αλλάξετε εμπορικό λογισμικό, χαρτογραφήστε την πραγματική λειτουργία

Το μεγαλύτερο λάθος σε μια μετάβαση είναι να επιλεγεί νέο πρόγραμμα μόνο από μια λίστα λειτουργιών. Πριν αξιολογήσετε λύσεις, καταγράψτε πώς κινείται σήμερα μια παραγγελία: από τη λήψη της, στην ενημέρωση αποθέματος, στην έκδοση παραστατικού, στην αποστολή και στην εξυπηρέτηση μετά την πώληση. Κάντε το ίδιο για τις αγορές, τις επιστροφές, την παραγωγή όπου υπάρχει και τις τιμές ανά πελάτη ή κανάλι.

Έτσι θα ξεχωρίσετε τι είναι απαραίτητο από τι είναι απλώς επιθυμητό. Για μια επιχείρηση λιανικής, προτεραιότητα μπορεί να είναι ο συγχρονισμός αποθήκης και ταμείου. Για μια χονδρική, οι τιμοκατάλογοι, τα πιστωτικά όρια και οι παραγγελίες πελατών. Για ένα e-shop με αυξανόμενο όγκο, η αυτοματοποιημένη ροή παραγγελιών, παραστατικών και διαθεσιμότητας είναι συχνά ο παράγοντας που καθορίζει την κερδοφορία.

Η επιλογή πρέπει να εξετάζει και τις συνδέσεις με τα υπόλοιπα εργαλεία σας. Ένα εμπορικό λογισμικό που λειτουργεί απομονωμένα θα δημιουργήσει ξανά χειροκίνητη εργασία. Χρειάζεστε ενιαία αρχιτεκτονική με e-shop, ηλεκτρονική τιμολόγηση, ταμειακά συστήματα, ωρομέτρηση όπου απαιτείται και εξοπλισμό που υποστηρίζει την καθημερινή λειτουργία.

Η μετάβαση θέλει σχέδιο, όχι διακοπή λειτουργίας

Η αλλαγή λογισμικού δεν χρειάζεται να σημαίνει χάος ή πολυήμερο κλείσιμο. Χρειάζεται σωστή προετοιμασία. Αρχικά καθαρίζονται τα δεδομένα: διπλές καρτέλες πελατών, ανενεργοί κωδικοί, λανθασμένες περιγραφές, παρωχημένες τιμές και ελλιπείς πληροφορίες προϊόντων. Η μεταφορά κακών δεδομένων σε ένα νέο σύστημα απλώς μεταφέρει το πρόβλημα σε πιο σύγχρονο περιβάλλον.

Στη συνέχεια, ορίζεται τι θα μεταφερθεί και τι θα παραμείνει διαθέσιμο ως ιστορικό αρχείο. Δεν χρειάζονται πάντα όλα τα δεδομένα πολλών ετών μέσα στη νέα βάση. Χρειάζονται όμως τα σωστά δεδομένα, με τρόπο που να επιτρέπει συνέχεια στις πωλήσεις, στην αποθήκη και στη λογιστική παρακολούθηση.

Η εκπαίδευση της ομάδας δεν πρέπει να γίνεται θεωρητικά. Οι εργαζόμενοι χρειάζονται σενάρια από τη δική τους καθημερινότητα: μια πώληση, μια επιστροφή, μια παραγγελία προμηθευτή, μια αλλαγή τιμής, μια αποστολή από e-shop. Όταν η εκπαίδευση συνδέεται με πραγματικές εργασίες, η υιοθέτηση είναι ταχύτερη και οι αντιστάσεις μειώνονται.

Ο σωστός συνεργάτης κάνει τη διαφορά

Το εμπορικό λογισμικό δεν είναι ένα κουτί που εγκαθίσταται και ξεχνιέται. Χρειάζεται παραμετροποίηση, σύνδεση με τα συστήματά σας, τεχνική υποστήριξη και βελτιώσεις καθώς αλλάζει η επιχείρηση. Γι’ αυτό έχει σημασία να συνεργάζεστε με ομάδα που κατανοεί και την τεχνολογία και τη λειτουργία του εμπορίου.

Η Level TGP προσεγγίζει τη μηχανοργάνωση ως μέρος της συνολικής ανάπτυξης της επιχείρησης. Από την εμπορική διαχείριση και το e-shop μέχρι τον εξοπλισμό, την υποστήριξη και τις κρίσιμες διασυνδέσεις, ο στόχος είναι ένας: λιγότερες χειροκίνητες διαδικασίες, καθαρότερη εικόνα και περισσότερος χρόνος για πωλήσεις και αποφάσεις.

Μην περιμένετε να χαθεί μια μεγάλη παραγγελία ή να δημιουργηθεί σοβαρή ασυμφωνία στην αποθήκη για να δράσετε. Η καλύτερη στιγμή για να οργανώσετε την επόμενη τεχνολογική σας κίνηση είναι όταν μπορείτε ακόμη να την σχεδιάσετε με ψυχραιμία και με στόχο την ανάπτυξη που έρχεται.