On-premise ή cloud εμπορικό: Τι συμφέρει;

Η επιλογή on-premise ή cloud εμπορικό δεν είναι απλώς μια τεχνική απόφαση. Καθορίζει πόσο γρήγορα εκδίδετε παραστατικά, πώς ενημερώνεται το e-shop σας, πόσο εύκολα εργάζεται η ομάδα σας από διαφορετικά σημεία και τι συμβαίνει όταν προκύψει μια βλάβη, μια διακοπή σύνδεσης ή μια περίοδος έντονης ζήτησης. Για μια εμπορική επιχείρηση, το σωστό σύστημα είναι αυτό που υποστηρίζει τις πωλήσεις χωρίς να προσθέτει καθημερινά εμπόδια.

Το cloud δεν είναι αυτόματα η σωστή λύση για όλους. Ούτε ένα τοπικά εγκατεστημένο εμπορικό πρόγραμμα είναι ξεπερασμένο επειδή λειτουργεί στους δικούς σας υπολογιστές. Η κατάλληλη επιλογή εξαρτάται από τον τρόπο που δουλεύετε, τις ανάγκες του καταστήματος ή της αποθήκης, τις διασυνδέσεις που απαιτείτε και το επίπεδο υποστήριξης που θέλετε να έχετε πίσω από το σύστημά σας.

Τι σημαίνει on-premise και τι cloud εμπορικό

Το on-premise εμπορικό εγκαθίσταται σε υπολογιστή ή server που βρίσκεται στην επιχείρησή σας. Τα δεδομένα, η εφαρμογή και συνήθως οι εκτυπώσεις λειτουργούν μέσα στο τοπικό σας δίκτυο. Η επιχείρηση έχει άμεσο έλεγχο της υποδομής, όμως αναλαμβάνει και μεγαλύτερο μέρος της ευθύνης για εξοπλισμό, αντίγραφα ασφαλείας, συντήρηση και διαθεσιμότητα.

Το cloud εμπορικό λειτουργεί μέσω διαδικτύου. Η εφαρμογή και τα δεδομένα φιλοξενούνται σε υποδομή παρόχου και οι χρήστες συνδέονται από browser ή εφαρμογή, με τα δικαιώματα που τους έχουν δοθεί. Αυτό επιτρέπει πρόσβαση από κατάστημα, γραφείο, αποθήκη ή εκτός έδρας, αρκεί να υπάρχει αξιόπιστη σύνδεση.

Η βασική διαφορά δεν είναι πού «μένει» το πρόγραμμα. Είναι ποιος διαχειρίζεται την υποδομή, πώς διασφαλίζεται η συνέχεια της εργασίας σας και πόσο εύκολα το σύστημα ακολουθεί την ανάπτυξη της επιχείρησης.

On-premise ή cloud εμπορικό για την καθημερινή λειτουργία;

Σε μια επιχείρηση λιανικής με ένα φυσικό κατάστημα, σταθερές διαδικασίες και προσωπικό που εργάζεται πάντα στο ίδιο σημείο, μια on-premise εγκατάσταση μπορεί να είναι απολύτως λειτουργική. Εφόσον υπάρχει σωστός server, τακτικό backup, προστασία από διακοπές ρεύματος και άμεση τεχνική υποστήριξη, προσφέρει ταχύτητα και έλεγχο στο τοπικό περιβάλλον.

Το cloud αποκτά μεγάλο πλεονέκτημα όταν η επιχείρηση έχει περισσότερα από ένα σημεία πώλησης, αποθήκη σε διαφορετική τοποθεσία, εξωτερικούς πωλητές ή ιδιοκτήτη που χρειάζεται πραγματική εικόνα των πωλήσεων χωρίς να βρίσκεται στο κατάστημα. Η δυνατότητα να βλέπετε αποθέματα, παραγγελίες, υπόλοιπα πελατών και βασικούς δείκτες από ασφαλή πρόσβαση μειώνει καθυστερήσεις και περιορίζει τις τηλεφωνικές συνεννοήσεις.

Για ένα e-shop, η πρόσβαση σε ενημερωμένα στοιχεία είναι κρίσιμη. Αν το ηλεκτρονικό κατάστημα εμφανίζει διαθέσιμα προϊόντα που έχουν ήδη πουληθεί στο φυσικό κατάστημα, η εμπειρία του πελάτη υποβαθμίζεται και η ομάδα σας ξοδεύει χρόνο σε ακυρώσεις ή επιστροφές χρημάτων. Το εμπορικό σύστημα πρέπει να επικοινωνεί σωστά με το e-shop, τις παραγγελίες, την τιμολόγηση και την αποθήκη, ανεξάρτητα από το αν είναι cloud ή on-premise.

Το πραγματικό κόστος δεν είναι μόνο η συνδρομή

Συχνά η σύγκριση ξεκινά από το αρχικό κόστος. Ένα cloud εμπορικό συνήθως λειτουργεί με μηνιαία ή ετήσια συνδρομή, ενώ ένα on-premise σύστημα μπορεί να απαιτεί αγορά αδειών, server, δικτυακού εξοπλισμού και εγκατάσταση. Αυτή όμως είναι μόνο η πρώτη γραμμή του προϋπολογισμού.

Στο on-premise μοντέλο πρέπει να υπολογίσετε την αντικατάσταση εξοπλισμού, την παρακολούθηση του server, τα αντίγραφα ασφαλείας, την προστασία από αστοχίες δίσκου, τις αναβαθμίσεις και τον χρόνο που χρειάζεται για τεχνικές παρεμβάσεις. Αν ο υπολογιστής που φιλοξενεί το εμπορικό σταματήσει να λειτουργεί μέσα σε περίοδο εκπτώσεων ή αυξημένης κίνησης, το κόστος της αδράνειας μπορεί να ξεπεράσει κατά πολύ το κόστος μιας συνδρομής.

Στο cloud, αντίστοιχα, χρειάζεται να ελέγξετε τι περιλαμβάνει η χρέωση: αριθμό χρηστών, αποθηκευτικό χώρο, υποστήριξη, αναβαθμίσεις, αντίγραφα ασφαλείας και πιθανές διασυνδέσεις. Μια χαμηλή αρχική τιμή δεν βοηθά αν κάθε ουσιαστική ανάγκη χρεώνεται ξεχωριστά ή αν η υποστήριξη δεν είναι διαθέσιμη όταν τη χρειάζεστε.

Η σωστή ερώτηση είναι: πόσο κοστίζει στην επιχείρησή μου να μην μπορώ να πουλήσω, να τιμολογήσω ή να ενημερώσω σωστά το απόθεμα; Με αυτό το κριτήριο, η συζήτηση γίνεται πιο ουσιαστική.

Ασφάλεια, backups και πρόσβαση στα δεδομένα

Η ασφάλεια δεν εξασφαλίζεται επειδή ένα σύστημα είναι cloud, ούτε επειδή βρίσκεται μέσα στο γραφείο σας. Εξασφαλίζεται με σωστή αρχιτεκτονική, ελεγχόμενη πρόσβαση, αντίγραφα ασφαλείας, ενημερώσεις και ξεκάθαρες διαδικασίες.

Σε μια on-premise εγκατάσταση, η επιχείρηση πρέπει να γνωρίζει πού αποθηκεύονται τα backups, κάθε πότε δημιουργούνται και αν μπορούν πράγματι να επαναφερθούν. Ένα αντίγραφο ασφαλείας στον ίδιο υπολογιστή ή στον ίδιο χώρο δεν προστατεύει επαρκώς από κλοπή, πυρκαγιά, ζημιά ή ransomware. Χρειάζεται επίσης διαχείριση χρηστών, ισχυροί κωδικοί και περιορισμός δικαιωμάτων ανά ρόλο.

Σε ένα cloud περιβάλλον, πρέπει να αξιολογείτε τον πάροχο, τις πολιτικές backup, τη διαθεσιμότητα των δεδομένων και τα δικαιώματα των χρηστών. Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται στην αποχώρηση εργαζομένων, στην πρόσβαση εξωτερικών συνεργατών και στις συσκευές που χρησιμοποιούνται εκτός γραφείου.

Η καλύτερη λύση είναι εκείνη που κάνει την ασφάλεια μέρος της καθημερινής λειτουργίας και όχι μια εργασία που θυμάστε μόνο όταν κάτι πάει στραβά.

Πότε ταιριάζει περισσότερο η κάθε επιλογή

Ένα on-premise εμπορικό μπορεί να ταιριάξει σε επιχείρηση με μία εγκατάσταση, σταθερό δίκτυο, ειδικές τοπικές περιφερειακές συσκευές και ανάγκη για λειτουργία ακόμη και σε προσωρινή διακοπή internet. Είναι επίσης κατάλληλη επιλογή όταν υπάρχουν ήδη αξιόπιστες υποδομές και άνθρωποι που μπορούν να τις υποστηρίξουν σωστά.

Το cloud εμπορικό συνήθως εξυπηρετεί καλύτερα επιχειρήσεις που αναπτύσσονται, διαθέτουν πολλαπλά σημεία, συνδυάζουν φυσικό και ηλεκτρονικό εμπόριο ή θέλουν να δίνουν πρόσβαση σε στελέχη χωρίς πολύπλοκες απομακρυσμένες συνδέσεις. Προσφέρει ευελιξία στην προσθήκη χρηστών και διευκολύνει τη συνεργασία ανάμεσα σε κατάστημα, αποθήκη, λογιστήριο και διοίκηση.

Υπάρχει και η ενδιάμεση λύση. Ορισμένες επιχειρήσεις χρειάζονται τοπική λειτουργία για συγκεκριμένες εργασίες, αλλά και ασφαλή απομακρυσμένη πρόσβαση ή online ενημέρωση κρίσιμων δεδομένων. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η υβριδική προσέγγιση μπορεί να καλύψει τις ανάγκες χωρίς να επιβάλλει έναν άκαμπτο τρόπο εργασίας.

Μην επιλέξετε πλατφόρμα πριν χαρτογραφήσετε τις διαδικασίες σας

Πριν αποφασίσετε, καταγράψτε πώς περνά σήμερα μια παραγγελία από το e-shop ή το ταμείο έως την τιμολόγηση, την αποθήκη και την αποστολή. Δείτε πού γίνονται διπλές καταχωρίσεις, ποιος ενημερώνει τα αποθέματα, ποιος εγκρίνει εκπτώσεις και πόσο χρόνο χάνετε για να βρείτε μια σωστή πληροφορία.

Εξετάστε επίσης τις συνδέσεις που χρειάζεστε: ηλεκτρονική τιμολόγηση, ταμειακά συστήματα, barcode, ζυγιστικά, ωρομέτρηση, e-shop, courier και ERP. Ένα εμπορικό πρόγραμμα αποδίδει όταν αυτές οι ροές λειτουργούν ως ενιαίο σύστημα και όχι ως ασύνδετα εργαλεία που μεταφέρουν λάθη από τμήμα σε τμήμα.

Η Level TGP προσεγγίζει την επιλογή εμπορικής λύσης ως έργο λειτουργικής οργάνωσης. Μελετά τον τρόπο που εργάζεστε, σχεδιάζει τις διασυνδέσεις, υλοποιεί την υποδομή και αναλαμβάνει τη συνεχή τεχνική υποστήριξη, ώστε η τεχνολογία να υπηρετεί τις πωλήσεις και όχι να απασχολεί την ομάδα σας.

Η σωστή απόφαση δεν είναι αυτή που φαίνεται πιο σύγχρονη ή πιο οικονομική στο χαρτί. Είναι εκείνη που κρατά την επιχείρησή σας παραγωγική σήμερα και έτοιμη να εξυπηρετήσει περισσότερες παραγγελίες, περισσότερα κανάλια πωλήσεων και περισσότερες απαιτήσεις αύριο.